Офис-менеджер / Административный координатор

* Выполнение поручений руководителя;
* Контроль чистоты и порядка в офисе, координация работы клининговой службы;
* Контроль работы секретарей, курьеров, водителей;
* Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ продуктов, канцелярских товаров, медикаментов;
* Контроль работы оргтехники, взаимодействие с IT;
* Ведение табеля учета рабочего времени Административного отдела;
* Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение всем необходимым);
* Ведение планов рассадки (AutoCAD);
* Перемещение сотрудников на новые рабочие места;
* Помощь в организации мероприятий (НГ, 23 Февраля, 8 Марта, дни рождения сотрудников);
* Командировки сотрудников (заказ авиа- и жд билетов, бронирование гостиниц);
* Мобильная связь (подключение, отключение, блокировка, контроль расходов);
* Мелкий ремонт в офисе, заявки от сотрудников;
* Взаимодействие с управляющей компанией (ремонт офиса, заказ пропусков и тд);
* Взаимодействие и поиск новых контрагентов;
* Ведение документооборота (заключение договоров, закрывающие документы - счета, счет-фактуры, акты);
* Работа с 1C (заведение договоров, заведение заявок на оплату, контроль выполнения оплаты);
* Помощь в открытии нового офиса и переезда сотрудников;
* Отправка подарков контрагентам (НГ, 8 Марта и т.д.)
* Помощь в внедрении и ведении акции Green oficce.

* Прием и распределение входящих звонков;
* Прием и распределение входящей корреспонденции;
* Встреча гостей (чай/кофе);
* Оформление пропусков на авто (взаимодействие со СБ);
* Работа с курьерской службой (оправка документов, посылок);
* Работа с оргтехникой (мини-АТС, сканер, принтер, факс);
* Заказ такси для сотрудников компании, отслеживание выполнения заказов, сбор отзывов сотрудников;
* Контроль работы офисных водителей (прием заявок от сотрудников, отслеживание выполнение заданий);
* Travel-поддержка для сотрудников (заказ авиа- и жд билетов, бронирование гостиниц);
* Контроль чистоты в переговорных комнатах;

* Прием входящих звонков;
* Прием входящей корреспонденции;
* Передача документов арендаторам;
* Запись посетителей компаний арендаторов.

Обслуживание гостей ресторана.