Секретарь

- Прием и распределение входящих звонков.
- Контроль получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам.
- Ведение документооборота компании (учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации; составление описей и отправка исполненной документации адресатам почтой России и курьерскими службами).
- Работа с документацией общества: оформление приказов, доверенностей, проектов официальных писем и пр., ведение реестров, контроль своевременного исполнения документов, ведение архива документов, обеспечение быстрого поиска документов.
- Регистрация проектов в 1С.
- Оформление пропусков в здание и на парковку БЦ; встреча гостей.
- Рабочие поездки в пределах Москвы.
- Организация жизнедеятельности офиса компании: вызов специалистов для технического обслуживания техники и помещения; своевременная закупка канцелярии, расходных материалов, моющих средств и пр.; взаимодействие с уборщицей.
- Взаимодействие с арендодателями, контроль оплаты счетов по аренде помещений.
- Размещение актуальных вакансий общества и приглашение на собеседование кандидатов.
- Подготовка рабочих мест для новых сотрудников общества.
- Формирование личных дел сотрудников общества.
- Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников общества.
- Ведение календаря профессиональных праздников и дней рождений сотрудников и клиентов компании.
- Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
- Заказ рекламной и сувенирной продукции; заказ визиток сотрудникам.
- Выполнение поручений Руководителя общества.